Mô hình áp dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị bằng công nghệ mã vạch QRCode
Sự cần thiết ứng dụng công nghệ số vào quản lý vật tư
Trước đây, SBH quản lý vật tư trong kho bằng phần mềm kế toán ERP. Tuy nhiên, phần mềm này không quản lý vật tư đã xuất kho nên chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý tìm kiếm tiện lợi. Là nhà máy Thủy điện có công suất 220 MW, gồm 2 tổ máy nên SBH có gần 700 mã vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất. Mỗi mã vật tư lại cần kèm theo nhiều thông tin như: Chủng loại, số lượng, thông số kỹ thuật, vị trí của sản phẩm trong kho hàng, thời gian nhập kho, xuất kho... Bên cạnh đó, cách quản lý vật tư theo phương pháp thủ công (nhập, xuất và xử lý dữ liệu hoàn toàn trên bảng exel) gây nhiều khó khăn trong công tác quản lý, từ truy xuất thông tin, tìm kiếm chính xác vật tư thiết bị, đến công tác kiểm kê định kỳ thường thực hiện rất vất vả, cần nhiều nhân lực và thời gian để xử lý, các bộ phận liên quan không cập nhật được tồn kho chính xác tại thời điểm cần... Do đó, khi có yêu cầu thay thế vật tư phục vụ công tác sửa chữa, các chuyên viên phụ trách phòng kỹ thuật thường phải kiểm tra thực tế hàng tồn kho, việc này mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến tính kịp thời để đưa ra phương án sửa chữa.
Thiết bị in mã vạch QRcode
Để giải quyết những tồn tại như trên và nhằm đồng bộ, nâng cao hiệu quả quản lý bằng chuyển đổi số, từ tháng 10/2022, SBH đã triển khai ứng dụng phần mềm quản lý vật tư thiết bị bằng công nghệ mã vạch (QR code) để phục vụ công tác tra cứu, quản lý tất cả các vật tư, thiết bị đã mua sắm về lưu kho và xuất ra sử dụng, đưa vào lưu trữ và khai thác một cách có hệ thống trên phần mềm.
Hiệu quả việc áp dụng mã vạch vào quản lý vật tư
Khi quản lý kho bằng mã vạch QR Code, các thông tin vật tư sẽ được tự động mã hóa, giúp Ban Lãnh đạo cũng như các bộ phận kỹ thuật trong nhà máy có thể nắm bắt các thông tin về vật tư bất cứ lúc nào ngay trên chính thiết bị điện tử thông minh; Các bộ phận liên quan có thể theo dõi hàng tồn kho, kiểm tra thông tin vật tư với đầy đủ thông số kỹ thuật, hình ảnh... giúp việc thay thế thiết bị được triển khai nhanh hơn cũng như lên kế hoạch mua sắm thiết bị dự phòng một cách hiệu quả; Bộ phận quản lý kho cũng chủ động trong công tác kiểm soát vật tư nhập - xuất - tồn một cách chính xác tuyệt đối và khoa học, xác định chính xác khu vực, vị trí của vật tư, tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm, giảm chi phí hoạt động, giảm thời gian lưu kho.
Vật tư được dán mã vạch QRcode tại kho
Sau khi sử dụng công nghệ mã vạch, Công ty Cổ phần Thuỷ điện Sông Ba Hạ đã quản lý vật tư thiết bị hiệu quả hơn. Dữ liệu được đồng bộ thông suốt với hệ thống ERP, đảm bảo vận hành ổn định, bảo mật, an toàn, trên các hệ thống phần mềm dùng chung EVN.
Hồng Thanh - SBH